Ik loop stage bij Graydon Nederland BV. Graydon is een Bedrijfsinformatie en Incassobureau. Graydon is uitgegroeid tot een van de meest vooraanstaande aanbieders van credit management services. Graydon biedt ruim elfduizend relaties in binnen – en buitenland op het gebied van bedrijfsinformatie en incasso. De gegevensbestanden omvatten een schat aan informatie over meer dan 1,8 miljoen bedrijven. Deze informatie wordt 24 uur geactualiseerd, zodat Graydon de klant kan informeren over de ontwikkelingen en de laatste stand van zaken. De gegevens vormen dan ook een betrouwbaar fundament voor verantwoord credit management in de organisaties.
Welke diensten levert Graydon ?
Graydon is een kredietinformatie bedrijf. Zij geven adviezen aan bedrijven bij het aangaan van zakenrelaties. Tevens maakt Graydon informatierapporten van bedrijven over hun kredietwaardigheid. Een voorbeeld:
Jij begint een winkel in sieraden. Vervolgens wil jij voor 10.000 euro sieraden inkopen bij een leverancier op rekening (dus je gaat het later betalen). Voordat de leverancier voor 10.000 euro aan jou gaat leveren, kan de leverancier een kredietcheck doen bij Graydon of jij wel 10.000 euro kan betalen.
Een van de diensten van Graydon is Incasso. Als een klant/ debiteur van een bedrijf zijn factuur niet kan of wil betalen, dus niet voldoet aan hun betalingsverplichting kan een bedrijf Graydon er bij halen om het openstaande bedrag via incasso te vorderen. Graydon doet er alles aan om binnen 4 weken een van de volgende resultaten te bereiken:
- Volledige betaling
- Lopende betalingsregeling
- Behandelen van een klacht
- Voortzetten via juridische traject (dagvaarden)
- Sluiting dossier vanwege faillissement
Vestigingen van Graydon
Graydon heeft 3 vestigingen:
Graydon Netherlands (Nederland), Graydon Belgium (België), Graydon UK (Engeland). Het hoofdkantoor zit in Amsterdam Zuidoost. Bij Graydon Nederland BV werken er 315 medewerkers.
Afdelingen van Graydon Nederland BV
Het gebouw heeft 6 verdiepingen en bestaat uit 16 afdelingen.
Begane grond --> Receptie, kantine, postkamer, zaal voor trainingen en het archief.
1e verdieping --> Directie/ Holding/ Personeelszaken/ Financiële administratie
2e verdieping --> Incasso/ Juridische afdeling
3e verdieping --> ICT
4e verdieping --> Informatie Productie/ afdeling Buitenland/ Service
5e verdieping --> Informatie Onderhoud/ Functioneel Beheer/ Product Development
6e verdieping --> Afdeling Sales/ Marketing/ Commerciële Zaken
Afdeling F&A (= Financiële administratie)
Ik loop stage op de afdeling financiële administratie. Op de financiële administratie worden de debiteuren, grootboek, crediteuren, incasso dossier administratie en salaris administratie bijgehouden. Ik zit op de debiteuren, crediteuren en grootboek afdeling.
- Debiteuren
Op de debiteurenadministratie worden debiteuren/ buitenlandse debiteuren zowel mondeling als schriftelijk benaderd over openstaande posten. Er wordt gewerkt met het programma Argentis. In dat programma kan je zien hoeveel aanmaningen de debiteur heeft gehad, of er gebeld is en de notities van de belacties. Als er na aanmaningsbrieven en belacties niet betaald wordt, komt de debiteur in de incasso terecht. Voordat de debiteur door de afdeling incasso behandeld kan worden maakt de debiteurenadministrateurs van deze debiteur een incassodossier.
Wie werken er allemaal op de debiteuren administratie?
Andre, Sven, Mirjam, Kelly en Nadia. Hun taken zijn debiteuren opbellen en controleren of er al betaald is.
Is er nog niet betaald na aanmaningsbrieven en belacties dan worden er incassodossiers gemaakt. De incassodossiers maken Mirjam, Andre en Zawen. De belacties doen Sven, Kelly en Nadia
- Crediteuren
Op de crediteurenadministratie worden de binnenkomende facturen gecontroleerd en gecodeerd naar de juiste grootboekrekening met de juiste kostenplaats. Facturen worden vastgelegd met interne volgnummers, vervolgens worden ze gescand en automatisch in de workflow gezet. Daarna worden de facturen ingeboekt in het crediteurendagboek. De crediteurenadministrateur controleert de juistheid en volledigheid van de boeking en verwerkt deze daarna in de financiële administratie. Door middel van de workflow worden de facturen elektronisch naar de verantwoordelijke functionarissen gestuurd ter fiattering. Hier moet de crediteurenadministrateur wachten op het antwoord van de fiatteurs. Als de facturen akkoord zijn worden de betalingen verricht. Zo niet dan moet de crediteurenadministrateur de factuur behandelen zoals aangegeven en opnieuw aan de workflow aanbieden.
Wie werken er allemaal op de crediteuren administratie?
Petra en Rowena. De taken van hun zijn dus facturen inboeken en scannen. En wachten op een akkoord zodat de facturen uitbetaald kunnen worden - Banken
Bij de banken kan je zien of incassobetalingen van debiteuren betaald zijn. Dagelijks worden de bankmutaties van de betalingen opgehaald en geïmporteerd van bankmutaties in reconciliatiemodule van VIP. Vervolgens worden alle mutaties nagekeken en beoordeeld . Is de betaler wel de debiteur? Zo nee, dan beoordelen of de mutatie wel in het dossier geboekt moet worden. Op het moment dat debiteur teveel of dubbel betaald heeft, wordt het teveelbetaalde bedrag teruggestort naar debiteur. Dit gaat door middel van een tussenrekening de “16005”. De medewerk(st)er zet het te veel ontvangen bedrag op de lijst volgnummers. Op deze lijst liggen alle terugstortingen een volgnummer en worden alle gegevens geregistreerd. Aan de hand van deze lijst worden er binnen het elektronische betaalsysteem betaalopdrachten ingevoerd. Deze lijst wordt tevens geautomatiseerd door de manager F&A en betaald.
Wie werkt er op de bank
Shanti boekt de bank in. Zij controleert dus de incassobetalingen van debiteuren/ klanten en maakt een aansluiting tussen de bankontvangsten en de financiële verantwoording in VIP.
Daarnaast controleert Leo Smit ook de bankmutaties.
Geschiedenis van Graydon Nederland BV
Graydon Nederland BV is van oorsprong een Nederlandse organisatie en is opgericht in het jaar 1888. In de meer dan 100 jaar van het bestaan is Graydon uitgegroeid tot een van de meest vooraanstaande aanbieders van Credit management services.
De naam van Graydon is voortgekomen uit de samenstelling van Van der Graaf Bureaux voor den Handel en Dongelmans Business Services, gekoppeld met een Y. De fusie vond plaats in 1988.
Het bedrijf is sindsdien gegroeid tot Graydon Nederland BV, Graydon Belgium, Graydon UK.
Zoals toen wordt er nu ook handelsinformatie en incasso zaken geleverd aan bedrijven.
Werktijd en Pauze
Bij Graydon werk je 7.35 min. per dag. Daarvan is een halfuur pauze van afgetrokken. Dat is 7,35 x 5 = 38 uur afgerond in de week . Ik werk van 8.00 tot 16.05 uur. Om 10.00 uur kan je wat in de kantine kopen tot 10.30 uur. En tussen 12.00 tot 13.30 uur mag je een half uur pauze houden. De pauze en werktijd gelden ook voor mij.
Werkzaamheden
De werkzaamheden die ik tot nu toe heb verricht zijn:
- Excel werkzaamheden
- Debiteuren / crediteuren opbellen
- Incassobank inboeken
- Crediteurennummer opzoeken
- Betalingen / buitenlandse betalingen uitbetalen
- Betalingen controleren
- Facturen inboeken
De werkzaamheden die ik allemaal uitvoer is dus verschillend. Ik heb wel een vaste taak die ik elke dag uitvoer. Dat is de bank inboeken. Ik controleer de incasso betalingen van debiteuren of de gegevens juist zijn. Dat doe ik aan de hand van een dossiernummer, postcode en naam wat de debiteur meegeeft als gegevens. Meestal controleer je het met een dossiernummer. Ook controleer ik of de debiteur te veel betaald, of als het dossier al gesloten is en toch heeft betaald. Dan wordt dat terug gestort aan de debiteur.
Stage bij Graydon
Ik vind het tot nu toe nog steeds leuk bij Graydon. Mijn collega’s en stagebegeleider zijn ook aardig. De werkzaamheden die ik op krijg zijn afwisselend en leuk. Ik heb geen klachten en mijn collega’s en stagebegeleider ook niet.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten